Điều khoản sử dụng

Áp dụng cho nền tảng công chứng điện tử (website và ứng dụng di động Android, iOS). Cập nhật ngày 04/10/2026. Bằng việc đăng nhập, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý các điều khoản dưới đây.

1. Phạm vi sử dụng

• Hệ thống được cung cấp để phục vụ tra cứu, tác nghiệp hồ sơ, khách hàng, tài sản, công chứng điện tử và các quy trình nội bộ có liên quan của tổ chức hành nghề công chứng.
• Người dùng chỉ được sử dụng hệ thống trong phạm vi công việc được giao và theo đúng quyền hạn của tài khoản được cấp.
• Đơn vị chịu trách nhiệm: Văn phòng công chứng Demo là tổ chức khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống, quản lý tài khoản người dùng và chịu trách nhiệm về việc khai thác, sử dụng dữ liệu theo quy định của pháp luật. Công ty TNHH Công nghệ và phần mềm DINOS chỉ cung cấp, vận hành kỹ thuật và bảo trì phần mềm.

2. Tài khoản và trách nhiệm truy cập

• Tài khoản do quản trị hoặc trưởng văn phòng cấp. Bạn có trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu, mã xác thực 2 lớp và thiết bị đăng nhập; không chia sẻ tài khoản cho người khác.
• Mọi thao tác phát sinh từ tài khoản của bạn được xem là do bạn thực hiện, trừ trường hợp có xác nhận rủi ro bảo mật từ đơn vị quản trị.
• Khi thấy phiên đăng nhập lạ, hãy đăng xuất phiên đó tại mục "Thiết bị đăng nhập", đổi mật khẩu và báo ngay cho quản trị.

3. Dữ liệu nghiệp vụ

• Thông tin hồ sơ, ảnh chụp, bản ghi hình, dữ liệu QR, NFC, OCR và dữ liệu khách hàng chỉ được dùng cho mục đích xác minh, xử lý nghiệp vụ và lưu trữ theo quy trình của đơn vị.
• Không sao chép, phát tán hoặc sử dụng dữ liệu ngoài mục đích công việc nếu chưa có phê duyệt bằng văn bản từ đơn vị quản lý dữ liệu.

4. Khai thác dữ liệu cá nhân trên căn cước

• Việc đọc QR, NFC, OCR hoặc thông tin từ thẻ căn cước gắn chip chỉ được thực hiện để xác minh danh tính, đối chiếu thông tin và tự động điền hồ sơ trong phạm vi nghiệp vụ được giao.
• Căn cứ áp dụng gồm Luật Căn cước 2023 (Luật số 26/2023/QH15), đặc biệt Điều 16, 18, 20 và 22; Nghị định 70/2024/NĐ-CP (Điều 17) và Thông tư 17/2024/TT-BCA.
• Việc xử lý dữ liệu cá nhân, gồm dữ liệu định danh và dữ liệu sinh trắc học nếu có, phải tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân: có mục đích rõ ràng, phạm vi phù hợp và sự đồng ý hợp lệ khi pháp luật yêu cầu.
• Đơn vị sử dụng hệ thống để khai thác dữ liệu cá nhân trên căn cước có trách nhiệm thực hiện đầy đủ thủ tục với cơ quan có thẩm quyền theo quy định trước khi khai thác, và tự chịu trách nhiệm về mục đích, phạm vi, phương thức khai thác.
• Chỉ xử lý các thông tin cần thiết (họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh, giới tính, ảnh, địa chỉ, thông tin xác thực) trong phạm vi được cấp quyền.
• Nghiêm cấm truy nhập trái phép, sao chép toàn bộ dữ liệu trên chip, mua bán, chia sẻ, phát tán, chiếm đoạt hoặc sử dụng dữ liệu căn cước ngoài mục đích đã được phép.

5. Công chứng điện tử và chữ ký số

• Văn bản công chứng điện tử, chứng thực điện tử chỉ được ký bằng chứng thư số hợp lệ của đúng công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng; người dùng không được ký thay hoặc dùng chứng thư của người khác.
• Hồ sơ đã niêm phong, ký số và gắn dấu thời gian không được sửa đổi; mọi điều chỉnh thực hiện bằng văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ theo quy định.

6. Giới hạn sử dụng

• Không sử dụng hệ thống để nhập dữ liệu giả mạo, kiểm thử trái phép, dò quét, can thiệp luồng xử lý hoặc truy cập vượt quyền.
• Không khai thác hệ thống theo cách gây ảnh hưởng đến tính toàn vẹn dữ liệu, hiệu năng hệ thống hoặc quyền riêng tư của khách hàng.

7. Nhật ký và giám sát

• Hệ thống ghi nhật ký đăng nhập, thao tác trên hồ sơ và các sự kiện bảo mật (thời điểm, tài khoản, địa chỉ IP, thiết bị) để bảo đảm an toàn thông tin theo quy định; nhật ký được dùng khi rà soát, điều tra sự cố.

8. Tạm ngưng và chấm dứt quyền sử dụng

• Đơn vị quản trị có quyền tạm khóa, thu hồi hoặc giới hạn tài khoản nếu phát hiện vi phạm quy định nội bộ, rủi ro bảo mật hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Điều khoản này có thể được cập nhật theo nhu cầu vận hành; bản cập nhật có hiệu lực khi được công bố trên hệ thống.

9. Liên hệ

Đơn vị chịu trách nhiệm: Văn phòng công chứng Demo – Cần Thơ.

Xem thêm: Chính sách quyền riêng tư · Đánh giá an toàn thông tin cấp độ 3.